Suite à de nombreuses et récentes péripéties sur l’organisation d’un de mes déplacements aux États-Unis pour un colloque, l’idée à germer et grandit de vous faire part des démarches possibles et/ou obligatoires à faire avant de partir à l’aventure.

Si ça peut vous éviter des pics de stress comme j’ai pu vivre, ça me fait plaisir donc c’est parti pour la « To Do » liste des choses à faire avant votre départ pour le Canada ou les States !

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Aide au financement du déplacement :

En règle générale, votre déplacement sera intégralement pris en compte par un organisme et/ou projet. Cependant si le budget est un peu limite ou ne vous permet pas de viser un colloque un peu plus loin mais plus intéressant pour vous, vous pouvez faire remonter une demande de subvention auprès de l’EdNBISE.

Attention : cette dernière ne peut être faite qu’une fois pendant toute la durée de la thèse donc réfléchissez bien au colloque visé !

Pour faire la demande de subvention, vous devez remplir le formulaire de demande de subvention (téléchargeable ici Appel à subvention pour participation à un congrès en 2017). Les formulaires de demande d’aide au financement sont à remplir et retourner à l’ED par les directeurs d’unité à François DAUPHIN (francois.dauphin@unicaen.fr) avec copie à Agnès KUBRYK (agnes.kubryk@unicaen.fr), au plus tard le 26 février 2017 délai de rigueur.

A titre informatif en 2016 et pour un déplacement aux USA, j’ai reçut 600 euros de la part de l’EdNBISE pour un budget prévu de 1875 euro. Ça aide pas mal j’avoue !

Démarches à effectuer auprès du laboratoire :

Ordre de Mission : Il est obligatoire. Il vous couvre si vous avez un pépin et vous permettra de vous faire rembourser de vos frais d’inscription, de déplacements et repas lors de votre voyage.

Avance sur frais : Certains colloques/déplacements peuvent coûter très cher et même si nous avons les fonds professionnels pour nous faire rembourser, nous n’avons pas forcément les économies pour avancer les frais, pauvres doctorants que nous sommes. C’est pourquoi vous pouvez demander à l’Université une avance sur frais. La demande est à remplir au minimum 1 mois avant votre départ. Pour tous renseignements complémentaires, voir avec les secrétaires de vos laboratoires.

Dans tous les cas, lors de votre séjour pensez à demander et conserver les factures et tickets de caisse, en particulier pour l’hôtel. Ils vous seront demandé à votre retour, et même si pour les repas c’est généralement un forfait, avec le service compta de la fac, plus il y a de tickets pour justifier, plus ils sont heureux !

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Pièces à fournir pour entrer dans le pays de destination :

Un passeport valide ! C’est évident, mais pensez à vérifier avant de partir que la date de votre passeport est encore bonne.

Aux États-Unis : Si vous êtes citoyen d’un pays Visa Waiver Program (VWP), il n’est pas nécessaire de faire une demande VISA si votre déplacement dure moins de 90 jours. En revanche, vous devez faire une demande d’autorisation de voyage aux Etats-Unis (ESTA), obligatoire pour pouvoir passer la frontière. La demande peut se faire en ligne ici et coûte 14$. Attention, il existe deux types d’ESTA correspondant à un simple transit par les USA et un pour entrer sur le territoire. C’est le même prix mais ne vous trompez pas, celui de transit ne vous permet pas de sortir de l’aéroport !

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Au Canada : Depuis 2016, le même principe que l’ESTA est en application pour voyager au Canada, mais il est moins cher (7$ CAN, demande en ligne ici). Avant votre départ, vous devez donc faire une AVE (Autorisation de Voyage Electronique) qui est elle aussi obligatoire.

Sécurité sur le territoire de destination:

Pensez à vous renseigner sur les règles de sécurité sur le territoire quelque soit la destination. Bon, au Canada et aux Etats-Unis, il y a peu de chance pour que vous vous fassiez kidnapper mais dans certaines régions, il faut penser aux risques de catastrophes naturelles. Je pense notamment aux séismes en Californie ou aux ouragans sur la côte Est.

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Je vous conseille également de vous inscrire sur le site Ariane. C’est simple, rapide et gratuit. En cas d’évènements majeurs dans le pays où vous êtes, vous serez contactés de la marche à suivre. Le site vous envoie également une fiche de « Conseils au voyageur » sur votre pays de destination.

Santé :

Au Canada et aux Etats-Unis, les frais médicaux coutent l’équivalent d’un bras, une jambe et deux reins. Il est donc très important avant votre départ de vérifier que vous êtes bien assuré ! Normalement, votre ordre de mission couvre vos frais, mais on est jamais trop prudent.

Autres :

Pensez à scanner et vous envoyer par mail tous les documents importants en cas de perte ou de vol ! Passeport, numéro de téléphone pour contacter les assurances, billets d’avions … etc. Il vaut mieux être prudents ! Personnellement, j’adopte la technique de Voldemort avec ses Horcruxes : photocopies dans la valise, dans le sac à dos, par mail … Pas très eco-friendly j’avoue mais quand il s’agit de pouvoir rentrer chez moi, la planète passe en dernier !

Pensez également à prendre un adaptateur pour les prises électriques 😉 et vérifier que ce dernier est compatible avec votre alimentation PC, ça vous évitera de devoir courir au supermarché la veille de votre présentation pour en acheter un autre et pouvoir terminer la dite présentation (non, non, ça sent pas du tout le vécu…)

Voilà, il me semble que je n’ai rien oublié mais si vous avez des suggestions ou questions, n’hésitez pas à la partager dans les commentaires ! Profitez bien de vos futurs séjours, disons le bien, les colloques sont vraiment la meilleure partie de notre boulot !

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Paléoclimatiquement et administrativement votre,

 

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